RFP-Grundlagen für virtuelle Events

12. Mai 2020
RFP-Vorlage für virtuelle Eventplattform

Führen Sie ein RFP für virtuelle Events durch? Dieser Artikel (und die kostenlose RFP-Vorlage) bieten alles, was Sie für eine reibungslose und erfolgreiche Suche nach der für Sie richtigen Anwendung benötigen.

Folgendes werden wir behandeln:

Was ist ein RFP? Und warum einen RFP durchführen?
Wer sollte in den Prozess einbezogen werden?
Welche Anforderungen soll ein RFP für virtuelle Events beinhalten?
Wie funktioniert die RFP-Vorlage?

Haben Sie es eilig mit Ihrem RFP für virtuelle Events?

Hier geht es direkt zur RFP-Vorlage

Was ist ein RFP? Und warum einen laufen lassen?

Ein RFP (engl. Request for Proposal) oder eine Angebotsanfrage wird von Unternehmen durchgeführt, die nach einem Anbieter suchen, um bestimmte Anforderungen zu erfüllen. Anders formuliert, bietet das RFP einem Unternehmen die Möglichkeit, genau darzulegen, was sie von einem Lieferanten benötigen, um erfolgreich zu sein.

Das jeweilige Unternehmen stellt das RFP entweder direkt ausgewählten Anbietern zu und/oder veröffentlich das RFP auf seiner Webseite oder einem Procurement-Portal, wo Anbieter es finden und ausfüllen können.

Stellen Sie sich den RFP-Prozess als Äquivalent zu einer Stellenausschreibung für potenzielle Mitarbeiter vor, wo diese aufgefordert werden Anschreiben und Lebenslauf einzureichen. Genau wie bei einem Rekrutierungsprozess für Mitarbeiter können Sie dank dem RFP die potenziellen Anbieter aufgrund von Ihnen aufgestellter Kriterien filtern und auf eine vernünftige Anzahl reduzieren, von der Sie sich die grösste Übereinstimmung versprechen.

In aller Regel werden die Anbieter in der Anfangsphase des RFP-Prozesses aufgefordert, ein RFP-Paket auszufüllen und zurückzusenden. Der Vorteil hierbei ist, dass Sie auswählen, wie dieses Paket aussehen soll. Soll heissen: Sie bestimmen die Kriterien und Anforderungen, die Sie benötigen (und schliessen diejenigen aus, die Sie nicht benötigen), sodass der gesamte Prozess genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.
Sobald Sie dann Ihre erste Auswahl an Kandidaten eruiert haben, können Sie potenzielle Anbieter zu nachfolgenden Besprechungen einladen, um sich eingehender mit deren Fähigkeiten zu befassen und die Wahrscheinlichkeit prüfen, dass diese Ihre Anforderungen erfüllen können. So gelangen Sie schlussendlich zu einem Gewinner.

Wer sollte am RFP-Prozess für virtuelle Veranstaltungen beteiligt sein?

Ehrlich gesagt gibt es hier keine vordefinierten absoluten Vorgaben. Vieles wird vom Kontext des RFP selbst abhängen. Bei einem kurzfristigen Projekt sind möglicherweise weniger Personen beteiligt als bei einem längerfristigen Vertragsprozess. Je weniger interne Abteilungen von der Entscheidung tangiert werden, desto kleiner ist meist die Anzahl der beteiligten Personen.
Wen Sie intern in den RFP-Prozess einbinden, hängt grösstenteils vom Kontext des Projekts und dessen Auswirkungen ab.

Unabhängig vom Kontext gibt es allerdings einige grundlegende Perspektiven, die Sie abdecken sollten, um eine umfassende Entscheidung darüber zu treffen, welcher Anbieter der Beste ist:
Technische Expertise – Sie brauchen jemanden, der die technischen Details der Anforderungen kennt. Im Fall eines SaaS-Anbieters also jemand mit dem Wissen, ob die Lösung in den vorhandenen Tech-Stack integriert werden kann, die Sicherheits- und Datenschutzanforderungen erfüllt und dass die Dateneingaben und -ausgaben wie benötigt sind.
Everyday User – Ein Everyday User liefert Informationen zur Benutzerfreundlichkeit und den Auswirkungen auf die täglichen Prozesse und Workflows
Finanzielle Perspektive – Es ist wichtig, dass schon während des RFP-Prozesses die Finanzen stets berücksichtigt werden. So stellen Sie sicher, dass die gewählte Lösung jetzt, aber auch in Zukunft mit Ihrem Budget in Einklang steht.
Strategische Entscheidungsträger – so wichtig das Hier und Jetzt auch ist, ist es immer auch empfehlenswert, bereits einen Blick in die Zukunft zu werfen. Ständig den Anbieter wechseln zu müssen, weil er Ihren Ansprüchen nicht mehr genügt, ist das Letzte, das sie wollen.

Abgesehen von diesen Rahmenbedingungen kann es vorkommen, dass die interne Politik (insbesondere in Bezug auf größere und abteilungsübergreifende RFPs) häufig vorschreibt, dass Sie einen hochkarätigen Champion benötigen, der dazu beiträgt, dem Entscheidungsprozess Glaubwürdigkeit und Autorität zu verleihen.

Welche Anforderungen sollten Sie in einem RFP für virtuelle Events berücksichtigen?

Diese verschiedenen Anforderungen können Sie in jedem RFP für ihre virtuelle Event-Lösung aufnehmen (die Punkte sind ebenfalls in unserem kostenlosen RFP-Template zu finden):

Event Management – Alles, was Sie zum logistischen Erstellen und Ausführen Ihres Events benötigen, einschliesslich Registrierung, Branding und Anpassung sowie der Möglichkeit, Benachrichtigungen zu senden.
Aktivierung und Engagement – Alle Tools, die Sie benötigen, um Ihre Veranstaltung zu einem interaktiven Erlebnis für Ihr Publikum zu machen, einschliesslich Umfragen, Q&A, Home-Feed, Gamification und Chatbots.
Networking und Communities – Alle Funktionen, mit denen Sie Ihre Zielgruppe miteinander verbinden können, einschliesslich empfohlener Verbindungen, 1:1- und Gruppenchats, Integration von LinkedIn-Profilen, Kontaktanfragen und Nutzerprofilen.
Live-Funktionalität – Alles, was Sie für den Live-Teil Ihrer Veranstaltung benötigen, einschließlich Streaming-Funktionen, Reaktionen aus dem Live-Publikum, Sprecher-Bios, Whiteboard-Sessions und 2-Wege-Videos.
On-Demand-Funktionen – Wie Sie On-Demand-Zugriff anbieten, einschliesslich durchsuchbarer Inhaltsbibliothek, Hosting von Live-Sitzungen und aufgezeichneten Videos, Offline-Funktionen und Zusammenfassungen.
Optimierung – Wie Sie aus Ihren Veranstaltungen einen geschäftlichen Nutzen ziehen können, einschliesslich Leadgenerierung, Nutzungs- und Verhaltensanalyse sowie Zielgruppenbenachrichtigungen.
Umgebung – Die Details der Plattform selbst, einschliesslich virtueller Lobby, Web- und Native-Mobile-Anwendungen, Sprachunterstützung sowie Funktionen für Branding und App-Publishing.
Support – Wie der Anbieter Sie unterstützen kann, einschliesslich globaler Supportpräsenz, E-Mail-/ Telefon- und Web-Support, Supportzeit (24/7?), Integrationen und SSO-Funktionen.

Wie funktioniert die RFP-Vorlage für virtuelle Events?

Wir haben das RFP für virtuelle Ereignisse in drei Abschnitte unterteilt:

1.RFP-Gliederung – Diese muss von der Firma ausgefüllt werden, die nach einem geeigneten Anbieter sucht. Hier geben Sie an, worum es in Ihrem RFP geht, legen die Formalitäten der Antworten fest und geben genau an, wofür Sie den Anbieter benötigen, was Ihre Ziele sind und was dieser erfüllen muss. Weiter beschreiben Sie hier die Rahmenbedingungen wie Kontaktinformationen für Fragen und Antworten sowie Fristen.
2.Antwortblatt für Anbieter – Dieser Abschnitt ist die leere Vorlage, die potenziellen Anbietern gesendet oder zur Verfügung gestellt wird. Diese werden dann die Details vervollständigen und ihre Antworten innerhalb der vorgegebenen Frist an Sie zurücksenden.
3.Vergleichsraster – Dieses praktische Blatt ist ein Rahmen, um die Antworten potenzieller Anbieter nebeneinander zu vergleichen

Umsetzung in die Praxis


Downloaden Sie das Google Sheet mit der RFP-Vorlage für virtuelle Events